销售和使用税可能是许多公司面临的最复杂的税务义务之一。 

公司必须对销售和使用税进行细致的逐笔分析才能在每个报税期内准确的申报和缴纳税款。这种方法很复杂、繁琐，加上销售和使用税环境的不断变化，就算是最精细的公司也难以完全遵守规定。

至此，第一次申报税务的工作就显得尤为重要——--因为错误的申报可能会使公司面临巨额的罚款和行政负担。

以下内容将帮助您了解大部分公司面临的三个最关键的销售和使用税合规挑战，以及从容规划这些挑战的关键步骤：

• 什么是销售和使用税合规？ 
• 销售和使用税合规有哪些常见风险？
• 为什么准确的销售和使用税合规如此具有挑战性？
• 您如何了解最新的申报表格、截止日期和申报要求？
• 什么样的内部流程可以帮助您保持合规？
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您的公司可以外包销售和使用税申报吗？

什么是销售和使用税合规？

销售和使用税合规指的是按照要求正确报告交易并向每个州或地方管辖区缴纳税款。管辖区可以包括市、县、区和州。为了保持合规，您的公司必须：

• 完成详细分析，以正确标准收集和缴纳公司收入产生的销售税。
• 在对应的管辖区按照时间要求满足指定的表格申报。

这个过程可能很复杂，目前有超过9000个州和地方税务管辖区。除此之外，您的公司还必须跟踪发展中的征税点法律和要求。这可能导致资源限制和增加的合规风险。

销售和使用税合规有哪些常见风险？

在开始申报流程之前，您的公司应该注意以下常见的风险：

• 准确的负债计算
• 错过截止日期
• 罚款和利息
• 申报错误
• 过度支付

准确的负债计算

最大的风险是在没有完全了解您公司收集和缴纳的义务前少收或多收销售和使用税。

错过的截止日期

大多数申报的截止日期是每月的20日。然而，根据贵公司的负债金额以及州或地方管辖区的要求，申报截止日期可能是按季度、年度或半年度进行的。

如果您的公司在多个管辖区运营，确定何时提交每个表格可能会很有挑战性。这可能导致错过截止日期及带来相关的罚款。

罚款和利息

由于申报错误或错过截止日期而产生的罚款可高达相关负债的25%。此外，利息可高达15%。这意味着您的公司可能最终需要支付高达总负债40%的罚款和利息。

申报错误

鉴于许多公司必须完成大量的州和地方管辖区相关表格，不知道在哪里找到表格以及如何及时申报可能是一个重大的问题。

因管辖区不同，申报日期、截止日期、数据要求和方法都不同，这可能导致申报出现错误。

过度支付

如果您的公司过度支付了销售和或使用税，要取回这些资金可能会很困难。这个过程可能需要三到四个月的时间，并且会占用很多公司的时间和资源，在此期间也耗费现金流。

为什么准确的销售和使用税合规如此具有挑战性？

销售和使用税合规对许多公司来说特别具有挑战性的三个主要原因是：

1. 征税点的复杂性
2. 手动销售税收集过程
3. 资源限制和数据对账

挑战1：理解征税点

征税点是指一家公司是否基于其在某个管辖区的存在而有申报义务。在美国最高法院的“南达科他州诉Wayfair公司”（Wayfair）裁决之后，征税点要求变得更加复杂，这为跨州交易带来了新的含义。

您的公司可能更容易地建立征税点，这意味着您可能需要在更多地点缴纳销售和使用税。

• 公司可以建立征税点的关键方式包括：
• 物理存在
• 经济存在
• 市场促进者征税点
• 通过关联方存在
• 其他征税点规则，如Cookie征税点或点击通过征税点

这些销售和使用税征税点规则中的每一项都可能很复杂，并且因管辖区而异，这可能会影响您的按时申报。因此，了解您的公司是否在某个地点有征税点，以及如何有征税点非常重要。

此外，征税点同样适用于美国的纳税人和外国的纳税人。

挑战2：手动销售和使用税的确定、收集和对账过程

手动销售和使用税的确定或收集过程可能复杂、耗时，并且可能引入错误，增加合规风险。对于技术、食品产品和医疗保健等行业尤其如此，这些行业有额外的监管要求。

在医疗保健、制造业和石油天然气行业的公司采购中的使用税确定过程也极其繁琐和复杂。这通常需要审查采购发票，以了解被购买的产品或服务的性质和用途，以便在特定管辖区适用恰当的使用税规则。

如前所述，有超过9,000个征税管辖区，它们都有不同的税率。当您将地方税务申报要求的复杂性加入这一过程时，手动计算可能成为一项艰巨的任务。

每月在您的销售税系统和总账系统之间对销售税收款额进行对账会增加更多复杂性。您的税务团队应该跟踪从公司有征税点的每个管辖区收集的销售税数据，并在两个系统中正确对账。如果完成不正确，这个过程可能导致申报问题和错过截止日期。

您如何了解表格、截止日期和申报要求的最新信息?

通过自动化您的销售和使用税收集和合规，可以帮助您从头到尾高效地处理销售和使用税流程。特别是如果使用适合您的业务和系统的软件。主要好处包括：

• 无论收入流的复杂性或管辖区的数量如何，收集都是快速且准确的
• 销售税率和税收适用性决策会定期自动更新
• 您的公司可以简化征税点要求、产品税收适用性以及免税或转售证书管理

挑战3：应对资源限制

许多公司没有专门的销售和使用税团队。这意味着员工必须将时间和精力转移到测量和缴纳销售和使用税上，除了他们被雇佣的工作之外。这项工作每月可能需要长达两周的时间，可能会造成其他与销售和使用税有关的项目拖延。

此外，如果负责这些工作的员工离职或退休，没有及时安排新的人员时，公司的此项工作将被迫停止，由此将造成很大的损失。 

什么内部流程可以帮助您保持合规?

大部分公司没有高效的工具，提高合规性并简化销售和使用税流程，包括：

• 销售和使用税合规的特定任务分离
• 集中的申报日历
• 监控您的征税点和税收适用性足迹的系统
• 销售和使用税的自动化收集

然而，即使这些内部流程已经到位，准确执行销售和使用税合规功能仍然可能需要大量时间。

您的公司可以外包销售和使用税申报吗?

是的。虽然公司内部处理看起来是节省成本的方式，但您公司外包销售和使用税申报服务可以实质上降低成本、减轻风险、增加价值，并减少公司的行政复杂性和负担。以下是每种方法的概述。

内部处理

对于许多公司来说，内部处理可能是处理销售税合规义务的默认选项。然而，内部处理可能有许多缺点，包括：

• 相对于外包解决方案的较高成本
• 有限的执行能力，可能导致合规过程显著延长
• 缺乏对销售和使用税立法更新的深入了解
• 对专用资源的过度依赖风险

外包

外包专业的销售和使用税合规专家可以为您的公司提供完成这一过程所需的经验和资源。这些资源可能包括：

• 对税务要求和合规更新的洞察。随着要求不断变化，将税务服务外包给合格的服务提供商意味着您的公司不需要担心可能的延迟申报、过渡问题、罚款和过度支付。
• 对最佳实践的洞察。与多家公司合作的合格服务提供商可能有能力引入新的想法，这些想法可能通过与其他客户的工作观察到，并有助于优化流程。
• 增强的软件能力。通过访问自动化流程和工具，包括云报告解决方案、数据分析和自动化技术，合格的销售和使用税合规专业人员能够很好地满足您从头到尾的销售和使用税需求。更重要的是，外包的合规税务团队可能会访问您的业务已经使用的数据源，以提供合规支持和连续性。
• 全面覆盖。无论您是完全外包销售和使用税合规，还是使用外部专业人员补充您的内部资源，外包的合规团队都可能增强您高效完成所有销售和使用税合规相关目标的能力。
• 使用税审查。通过外包使用税确定过程，您可以节省时间和资源。合格的服务提供商应具备行业特定的技术知识，以准确和高效地审查您的采购发票，并减少与雇用专用资源、许可税务确定软件或与不合规相关的审计风险相关的额外成本。外部专业人员还可以帮助完善和改进您的使用税确定过程。

我们在这里帮助您

销售和使用税合规所涉及的工作量可能会根据您公司的规模和复杂性而有所不同。如果您对如何加强您的方法有任何疑问，请访问我们的服务页面并联系您的Moss Adams专业人员。

自1997年以来，Mark Woodward一直提供税务咨询服务。他就多种主题提供见解，包括多州所得税和特许权使用税、资本税、营业税、销售和使用税、就业税等。您可以通过电话（310）481-1230或电子邮件mark.woodward@mossadams.com联系他。

自1997年以来，Mo Huda一直提供销售和使用税咨询服务。他帮助客户处理销售税技术、合规、并购交易、征税点研究以及税收适用性分析相关事宜，并代表财富1000强公司在退税审查项目中，取得了数百万美元的税收节省。您可以通过电话（310）295-3228或电子邮件mo.huda@mossadams.com联系他。